Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І icon

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І




НазваРозпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І
Сторінка1/4
Дата конвертації30.09.2012
Розмір0,86 Mb.
ТипРозпорядження
джерело
  1   2   3   4


ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядженням голови

районної ради від 7 лютого2012 року № 10-р

Інструкція

з діловодства у виконавчому апараті

Теофіпольської районної ради

І. Загальні положення

1. Інструкцiя з дiловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради (далi - Інструкцiя) встановлює загальнi правила документування у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради(далi - апарат) i регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до вiдправлення або передачi в архiвну установу.

2. Інструкцiя визначає порядок ведення загального дiловодства, її положення поширюються на всю службову документацiю, в тому числi створювану за допомогою персональних комп'ютерiв (ПК). Комп'ютернi (автоматизованi) технологiї обробки документної iнформацiї повиннi вiдповiдати вимогам національних стандартiв та цiєї Інструкцiї. Порядок ведення дiловодства, що мiстить iнформацiю з обмеженим доступом, здійснення дiловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються спецiальними нормативно-правовими актами.

3. Викладенi в Інструкцiї правила i рекомендацiї щодо порядку здiйснення дiловодних процесiв в апараті розробленi вiдповiдно до положень Конституцiї та законiв України, що встановлюють порядок органiзацiї та дiяльностi органiв місцевого самоврядування, нормативно-правових актiв Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, а також до національних стандартiв на органiзацiйно-розпорядчу документацiю.

4. Відповідальність за організацію діловодства в апараті несе керуючий справами виконавчого апарату.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, (далі - акти органів державної влади, та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а

також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідає керуючий справами виконавчого апарату.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у відділах відповідають начальники відділів.

5. Організація діловодства в апараті покладається на загальний відділ.

6. Основним завданням загального відділу є встановлення в апараті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у відділах. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ виконавчого апарату;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу;

- забезпечує впровадження та контролює дотримання відділами апарату вимог інструкцій установи, регламентів та національних стандартів;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в відділах апарату.

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в апараті;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними ;

- організовує збереження документаційного фонду апарату та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників апарату з питань діловодства;

- засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.

7. Організація діловодства у відділах апарату покладається на начальника загального відділу.


II. Документування управлінської інформації

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

9. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про відділи і посадовими інструкціями.

10. В районній раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

11. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД). Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до

оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

14. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

15.Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

17.Діловодство в апараті здійснюється державною мовою.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у (додатку 1).

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.


Бланки документів

19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

20. В апараті використовують такі бланки документів:

- бланки для листів (додаток 2);

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 3,4).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21. Бланки документів виготовляються друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

За рішенням керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

22. Види бланків, що використовуються в апараті, та порядок їх обліку визначаються інструкцією з діловодства у виконавчому апараті.

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), оформлюються не на бланках.


Оформлення реквізитів документів

24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.


Зображення Державного Герба України

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України, розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.


Коди

26. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

27. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.


Найменування установи

28. Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.


Довідкові дані про установу

29. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.


Назва виду документа

30. Назва виду документа ( рішення, розпорядження, довідка, висновки, рекомендації, тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.


Дата документа

31. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад:

02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.


Реєстраційний індекс документів

32. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних та вихідних документів реєстраційний індекс складається з

порядкового номера та індексу за номенклатурою справ, що застосовується в установі, наприклад: 45/02-08, де 45 - порядковий номер, 02-08 - індекс справи за номенклатурою.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120 В/д, де В/д відрядження.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68-рс для спільних розпорядчих документів або 109/03-11/48/02-07- для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

33. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.


Місце складення або видання

34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.


Гриф обмеження доступу

35. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".


Адресат

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., N 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам,

наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.


Гриф затвердження документа

37. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

У разі коли документ затверджується рішенням, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення районної ради

12 березня 2011 N 29- 2/2011

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.


Резолюція

38. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.


Заголовок до тексту документа

39. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?".

Наприклад :

- розпорядження (про що?) про надання відпустки;

- лист (про що?) про організацію наради;

- протокол (чого?) засідання сесії районної ради;

- посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.


Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.


Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення,

позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".


Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

- додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

- додатки, що надсилаються із супровідним листом.

46. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 37 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

47. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток

до розпорядження

20.04.2009 N 29- р

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

48. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та начальником відділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються начальником відділу на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

49. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки,

відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

50. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про відділи, посадових інструкціях, розпорядженні про розподіл обов'язків між головою та його заступником тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів заступником у разі відсутності голови районної ради.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються головою районної ради або за його дорученням - заступником голови районної ради.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються головою районної ради або його заступником згідно з розподілом повноважень або начальниками відділів відповідно до їх повноважень.

51. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Голова районної ради підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Голова ради підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

52. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня голова підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом його копії.

53. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Голова районної ради підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова районної ради Голова районної державної адміністрації

підпис, ініціали прізвище підпис, ініціали прізвище

відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки

54. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

55. У разі відсутності голови ради, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якого зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує його обов'язки, або його заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням.

56. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

57. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.


Візи та гриф погодження

58. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

59. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

60. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

61. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

62. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник загального відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

63. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

64. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи.

65. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

66. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

67. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова районної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата


ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕПК

Державного архіву

Хмельницької області

Дата N

68. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

69. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.


Аркуш погодження оформляється за такою формою:

^ АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

70. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.


Відбиток печатки

71. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 6), в інструкції установи.

72. Відбиток печатки загального відділу ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

73. Розпорядженням голови ради визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.


Відмітка про засвідчення копій документів

74. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови районної ради, його заступника або начальника відділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

75. Напис про засвідчення документа складається із слів "Відповідає оригіналу", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Відповідає оригіналу

Начальник загального відділу підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата


Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою загального відділу.

76. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

  1   2   3   4

Додати документ в свій блог або на сайт


Схожі:

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРозпорядженням голови районної ради від 04. 01. 2011 р. №4-р. Положення про виконавчий апарат Теофіпольської районної ради І
Про затвердження регламенту районної ради”, №6-2/2010 „Про затвердження положення про постійні комісії районної ради”, рішення третьої...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення від 23 березня 2012р. №21-10/2012 Про встановлення надбавки голові та заступнику голови районної ради
Положенням про матеріальне стимулювання працівників виконавчого апарату Теофіпольської районної ради”, затвердженим рішенням районної...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення від 2012р. № Про затвердження розпорядження голови районної ради
Відповідно до рішення Теофіпольської районної ради від 30 грудня 2010р. №11-3/2010 „Про делегування окремих повноважень районної...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення від 23 березня 2012р. №19-10/2012 Про затвердження розпоряджень голови районної ради
Відповідно до рішення Теофіпольської районної ради від 30 грудня 2010р. №11-3/2010 „Про делегування окремих повноважень районної...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення від 21 вересня 2012р. №10-12/2012 Про затвердження розпорядження голови районної ради
Відповідно до рішення Теофіпольської районної ради від 30 грудня 2010р. №11-3/2010 „Про делегування окремих повноважень районної...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення про затвердження Договорів, Угод та розпоряджень Рокитнянської районної ради за І квартал 2012 року
Рокитнянської районної ради від 25. 11. 2010 №09-02-vi, Інструкції з діловодства у Рокитнянській районній раді, затвердженої розпорядження...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРозпорядження голови Тернівської районної у місті ради від 15. 11. 2010 №206-р Про розподіл обов’язків між головою районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради,заступниками голови районної у місті ради з
Тернівської районної у місті ради та виробничою необхідністю, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», рішенням...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення від 23 березня 2012р. №5-10/2012 Про Комплексну програму мобілізації зусиль Теофіпольської районної державної адміністрації, Теофіпольської районної ради,
Про Комплексну програму мобілізації зусиль Теофіпольської районної державної адміністрації, Теофіпольської районної ради, Теофіпольського...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРозпорядження від " " 2012 р. № Про затвердження плану заходів щодо запобігання корупційним проявам на 2012 рік у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради
Відповідно до Закону України «Про засади запобігання І протидії корупції», ч. 7 ст. 55 Закону України «Про місцеве самоврядування...

Розпорядженням голови районної ради від 7 лютого2012 року №10-р Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Теофіпольської районної ради І iconРішення від 21 вересня 2012р. №19-12/2012
Про звернення депутатів Теофіпольської районної ради до голови Хмельницької обласної державної адміністрації, голови Хмельницької...

Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©on2.docdat.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи